Le compte personnel de formation (CPF) permet à tous les actifs de financer des formations professionnelles. Il est donc tentant pour les organismes de formation (OF) de faire enregistrer des cursus sur la plateforme du CPF, car cela garantit qu'ils pourront être financés par des fonds publics, et donc seront plus attractifs pour les potentiels participants. Mais faire référencer une formation n'est pas si simple. En effet, les pouvoirs publics veulent s'assurer que les formations présentes sur la plateforme sont vraiment utiles aux travailleurs. L'action de formation doit entrer dans l'une des catégories suivantes : formation qualifiante, validation des acquis de l'expérience (VAE), bilan de compétences, préparation au permis de conduire, accompagnement aux créateurs d'entreprise. Et le parcours peut être assez long avant que les formations arrivent sur la plateforme. On vous guide dans les étapes essentielles.
Toutes les offres présentes sur la plateforme doivent être certifiées Qualiopi depuis le 1er janvier 2022. Cette certification nationale, réglementée par l'Etat, atteste d'une qualité minimum des organismes de formation. Le référentiel comprend sept critères, comme l'information au public des prestations proposées et de leurs résultats, l'adaptation aux bénéficiaires, l'adéquation des moyens techniques, pédagogiques et d'accompagnement. Chacun est ensuite détaillé en indicateurs, 32 au total. Obtenir la certification Qualiopi nécessite plusieurs mois. Les organismes de formation doivent déjà obtenir un numéro de déclaration d'activité auprès de la DREETS, la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (qui a remplacé la Direccte). Il leur faut ensuite contacter un organisme certificateur agréé par le Cofrac, le Comité français d'accréditation.
L'organisme de formation indique au certificateur la date souhaitée pour un audit de certification. Attention, cela ne se fait pas du jour au lendemain, mais "deux ou trois mois voire six avant la date", prévient Sandrine Carbonaro, responsable des thématiques formation et RH et auditrice à l'Afnor, organisme certificateur, qui conseille de faire un rétroplanning. Pour conclure un contrat, l'Afnor, comme la plupart des certificateurs, demande le numéro de déclaration d'activité, le bilan pédagogique et financier, le type de formation, et établit un devis.
Durant cette période, "il est nécessaire de se préparer, insiste Sandrine Carbonaro. Collecter les textes, bien comprendre les indicateurs qui nous concernent, l'esprit, la finalité des critères, les exigences." Elle invite à "bien communiquer sur le sujet auprès de ses équipes, nommer un référent Qualiopi et dans la foulée faire un premier diagnostic, soi-même ou par un tiers".
Les formateurs doivent remédier aux éléments non-conformes identifiés et réunir pour chaque indicateur des éléments de preuve de son application. Les exemples donnés dans le guide de lecture vont des supports d'information au taux de satisfaction des stagiaires en passant par le règlement intérieur, les parcours de formation, déroulés et séquences, grilles et modalités d'évaluation.
Mais "ce ne sont que des exemples, il faut l'adapter à sa prestation, se l'approprier selon son contexte, précise Sandrine Carbonaro. La préparation ne doit pas créer la panique chez les indépendants", car si les auditeurs restent exigeants quant au respect des critères, ils n'attendent pas les mêmes process que pour les grands groupes. Un indépendant peut, par exemple, ne communiquer que sur LinkedIn, tant que toutes les informations exigées sont présentes.
La préparation peut se faire seul, mais il est aussi possible de suivre des formations ou de se faire accompagner par un consultant. La DGEFP, la Direction générale de l'emploi et de la formation professionnelle, explique que "les certificateurs proposent en général des outils d'auto-évaluation ou des pré-audits qui permettent à l'organisme de situer son niveau de préparation à l'audit", ce que fait l'Afnor, avec un test en ligne et un audit blanc idéalement un ou deux mois avant l'audit officiel. "En revanche, le certificateur ne peut pas réaliser l'accompagnement ou le conseil de l'organisme de formation en amont de l'audit".
Quelques semaines avant l'audit, l'auditeur prend contact avec l'organisme de formation à qui il envoie un plan d'audit avec le déroulé prévisionnel heure par heure. "Ce plan détermine le périmètre de l'audit, les noms des personnes à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l'audit", détaille la DGEFP. "Mais l'organisme ne sait pas quel échantillon de formations sera audité", précise Sandrine Carbonaro. Seule certitude : il portera sur des formations déjà effectuées. "S'il s'agit d'un nouvel entrant qui n'a pas encore réalisé de formation, l'auditeur audite les process et à l'audit de surveillance il vérifiera ce qui a été fait".
L'audit se déroule dans les locaux de l'organisme de formation. L'auditeur étudie la documentation relative à chaque indicateur concerné, inspecte les salles de formation pour vérifier qu'elles comportent le matériel adéquat à la formation auditée, regarde les CV des formateurs… Il envoie ensuite son compte-rendu de visite. Si l'organisme de formation l'approuve, il le valide, et l'auditeur envoie alors le rapport final à l'organisme certificateur, qui prend la décision.
Un non-respect d'un indicateur entraîne une non-conformité, mineure ou majeure. Une non-conformité majeure est le non-respect d'un indicateur "qui remet en cause la qualité de la formation, explique Sandrine Carbonara : absence de règlement intérieur, de conditions générales de vente…" Une non-conformité mineure est un non-respect partiel de certains indicateurs, qui "ne remet pas en cause la qualité de la formation".
Selon la responsable, les trois non-conformités majeures les plus fréquentes en 2020 concernaient l'indicateur n°2, avec les résultats des formations non diffusés, ou alors pas spécifiquement pour chaque formation ; l'indicateur n°26 et l'absence de liste des partenaires / experts handicaps ; l'indicateur n°1 et "des modalités d'évaluation rarement évoquées sur la page programme". Mais elle a aussi "pu voir plus récemment, sur le critère 2, une trame pédagogique manquante ou partiellement remplie ; et des problèmes dans la gestion des sous-traitants, correspondant à l'indicateur 27, qui demande de s'assurer de leur conformité au référentiel. Pour cela il faut un dispositif, donc au minimum un contrat de prestation, et vérifier que tout le monde répond aux mêmes exigences. Et l'indicateur 32, sur le processus d'amélioration continue, n'est pas toujours très bien huilé".
L'organisme de formation dispose ensuite d'un délai de trois mois pour apporter des correctifs à une non-conformité majeure, avant que le rapport final ne soit envoyé au certificateur. Cinq non-conformités mineures restant lors du rapport équivalent à une majeure. Une non-conformité majeure persistant lors de l'analyse par le certificateur entraîne un refus.
Les non-conformités mineures doivent faire l'objet d'un plan d'action à mener en six mois. Un audit de surveillance a lieu 18 mois après la décision, généralement à distance. Toutes les non-conformités mineures doivent avoir été traitées, sous peine de devenir majeures et d'entraîner une révocation de la certification. D'autres non-conformités peuvent apparaître et devront être traitées. La certification Qualiopi devra ensuite être renouvelée 18 mois plus tard, puis tous les trois ans.
En cas de refus, il faut respecter un délai de trois mois avant de pouvoir faire une nouvelle demande. "Ce délai passé, l'organisme audité doit indiquer à l'organisme certificateur les non-conformités qui lui ont été signalées et démontrer qu'elles ont été résolues", précise la DGEFP. En cas de litige, il est possible de déposer une réclamation auprès de l'organisme certificateur. Si celui-ci ne donne pas suite, le Cofrac peut être saisi.
Sauf exceptions, une formation doit être certifiante et enregistrée dans le registre national des certifications professionnelles (RNCP), qui recense l'ensemble des formations préparant à un métier, ou le répertoire spécifique (RS) qui recense les formations dédiées non pas à un métier, mais à des compétences particulières, une spécialisation, un approfondissement, une nouvelle technique. La certification doit être renouvelée tous les cinq ans.
Il n'est pas indispensable de posséder soi-même une certification. Il est possible d'exercer avec une habilitation délivrée par un organisme certificateur, formateur ou non, qui a lui-même enregistré une certification sur un registre. 3000 certifications sont actives pour 150 000 habilitations. C'est par exemple le cas pour le TOEIC, organisme certificateur qui n'assure pas de formations lui-même. L'organisme certificateur est responsable des agissements des organismes habilités. Il faut s'assurer qu'il ouvre bien cette certification à son réseau, car cela n'est pas toujours très clair. Les organismes certifiés privés font généralement payer une redevance pour l'utilisation de leur certification.
Pour ceux qui veulent s'enregistrer directement au RNCP ou au RS, les critères à respecter sont détaillés. La demande doit être faite auprès de France Compétences, sur le site dédié CertiPro, après s'être au préalable créé un compte. Pour Isabelle Lopes, responsable pédagogique de l'école CentraleSupélec Exed, il ne faut pas hésiter à se faire accompagner pour avoir la terminologie attendue, par exemple "écrire les référentiels avec des verbes d'action qui peuvent s'évaluer". D'autant que "les référentiels changent très régulièrement et en très peu de temps". Si selon elle, les organismes sont prévenus en amont, ils n'ont pas toujours tous les documents pour s'y préparer entièrement.
Pour la procédure de dépôt d'une demande d'enregistrement au RNCP, deux critères sont primordiaux. Le premier est la garantie d'insertion, évaluée sur les deux dernières promotions. "C'est vraiment important pour nous, assure Mickaël Charbit, directeur de la certification à France Compétences. Si la certification donne un titre niveau 7 de responsable RH et que les personnes formées deviennent assistants administratifs, les objectifs ne sont pas remplis. Nous ne voulons pas des objectifs de poste irréalistes".
Les formateurs doivent aussi joindre des référentiels, d'activité, de compétence et d'évaluation. L'activité correspond aux métiers que la formation permet d'exercer et aux différents types de tâches et de mission qu'ils impliquent. Les compétences sont celles nécessaires pour exercer l'activité. "Cela peut être prospectif", assure Mickaël Charbit, pour des métiers encore en développement. Le référentiel de compétences doit indiquer " les objectifs d'apprentissage et les compétences dont on pourra attester sur le marché du travail".
L'évaluation, cruciale, doit être précise et évaluer chaque compétence. Le référentiel doit indiquer "quelle est la nature de l'épreuve, quel niveau de maîtrise est attendu, quand considère-t-on que la compétence est acquise, liste Mickaël Charbit. L'évaluation doit attester que le titulaire maîtrise la majorité des compétences "et selon les métiers, qu'il est opérationnel, maîtrise les règles de sécurité…" Pour une évaluation des compétences managériales il peut y avoir un cas pratique écrit, mais un oral collectif ou individuel parait plus adapté. Une reconstitution de situation de travail a tendance à nous rassurer". L'évaluation attendue dépend aussi du type de titre obtenu à la fin de la formation.
Pour le registre spécifique, il n'y a pas de référentiel d'activité. Ce qui importe, en plus des éléments cités pour le RNCP, c'est d'apporter une compétence complémentaire absente du RS et du RNCP, avec une "plus-value au développement professionnel d'un actif", selon Mickaël Charbit. Il y a parfois des subtilités, car "une même compétence centrale dans un métier peut être complémentaire dans un autre". Surtout, il faut que les compétences développées ciblent une activité professionnelle pertinente. "Par exemple, une formation en œnologie qui s'adresse à du personnel en salle est clairement une plus-value, cela a un intérêt pour l'employeur, la personne peut plus facilement trouver du travail ou un meilleur salaire. Si elle s'adresse à tout le monde, c'est du développement personnel. Or, le CPF n'est pas là pour cela".
D'autres critères (formation pour une compétence jamais couverte, organisme sain, communication propre…) "ne sont pas centraux, mais sur un dossier un peu tangent, cela peut jouer". Ce qui est primordial, "posez-vous toujours la question à quel besoin du marché du travail répond votre formation et ayez un lien fort avec le monde économique".
Attention aux pratiques qui peuvent laisser planer le doute de l'incompétence ou de la malveillance de l'organisme de formation, car France Compétences devient intransigeante sur ce sujet. "Une erreur de bonne foi peut aussi montrer que l'organisme n'est pas prêt. Un certificateur est au-dessus d'un simple formateur".
Les dossiers sont examinés par la direction de la certification professionnelle. L'instructeur peut demander des éléments complémentaires, à travers l'application CertiPro, avec parfois un délai à respecter pour que la demande ne soit pas annulée. Une fois tous les documents réunis, la commission de la certification professionnelle étudie le dossier. L'avis peut être favorable, défavorable, ou être ajourné. Dans ce dernier cas de figure, le candidat dispose d'un délai pour envoyer un dossier complété avec les éléments demandés. France Compétences indique s'attendre à recevoir autour de 3 300 demandes de certification en 2022 et avoir un temps moyen de cinq mois de traitement, avec la volonté d'arriver progressivement autour de trois.
Certaines formations dites "de droit" n'ont pas besoin d'être enregistrées sur un registre pour pouvoir être finançables par le CPF : VAE, bilans de compétence, permis de conduire, formations destinées aux créateurs et repreneurs d'entreprise. Pour ces dernières, il existe des certifications au RNCP et au RS, mais elles sont "ouvertes au-delà de ces registres", selon Géraldine Boureau, cheffe du service Régulation et financements à la direction des politiques sociales de la Caisse des Dépôts.
Pour autant, elles doivent respecter certains critères, notamment donner des compétences générales nécessaires à la gestion d'une entreprise, et non former spécifiquement à un métier. La formation des dirigeants aux réseaux sociaux a pu poser problème : en soi, ils peuvent faire partie d'un plan de communication d'entreprise et donc être utiles au futur entrepreneur. Mais la Caisse des Dépôts juge qu'une formation ne portant que sur les réseaux sociaux s'apparente à une formation en community management. Pour être recevable, elle doit être incluse dans une formation plus globale aux futurs entrepreneurs.
L'accompagnement doit aussi être personnalisé, "à la limite du conseil", selon Géraldine Boureau. L'organisme de formation doit s'assurer que le créateur a bien un projet et que le formateur a les compétences pour l'accompagner. Puis établir un diagnostic, s'assurer que le projet est viable, au moins théoriquement, "qu'il soit capable de dire que tels paramètres ne sont pas forcément viables et qu'il faut les revoir", en étudiant les documents déjà établis par le créateur, stratégie, plan d'action, business plan… Les compétences enseignées doivent donc être adaptées en fonction de ce diagnostic. "Il faut qu'il en ait besoin pour son projet", explique Géraldine Boureau.
Pour s'inscrire sur la plateforme CPF, il reste encore un certain nombre de démarches. Une grande quantité de documentation est disponible sur PIOF, le portail d'information des organismes de formation. Selon Géraldine Boureau, "si un organisme de formation veut être dans les clous, il doit avoir pris connaissance des conditions générales d'utilisation, très instructives et détaillées, qui expliquent par le menu ce que nous attendons et quelles sanctions sont possibles, ainsi que des conditions particulières qui s'appliquent aux organismes de formation". Elle explique aussi qu'il y a des "fédérations, des acteurs qui sont là pour accompagner les organismes de formation". Elle insiste sur le fait que la Caisse des dépôts "veut que la plateforme propose des formations de qualité, pas du e-learning, ce que beaucoup confondent avec une formation professionnelle. Cela n'a rien à voir : derrière une formation professionnelle il y a un accompagnement pédagogique, un contenu qui permet à la personne de faire valoir de vraies compétences et une vraie évolution".
Les OF doivent donc être certifiés Qualiopi, éligibles et en possession d'une déclaration d'activité, respecter tous les critères. Tous ces éléments permettent d'effectuer une demande d'accès sur l'Espace des organismes de formation (EDOF), avec les justificatifs. La Caisse des Dépôts peut demander des pièces complémentaires. Durant cette période, les organismes bénéficient d'un accompagnement, avec notamment de la documentation et des webinaires obligatoires. Si tout est en règle, l'organisme obtient une clé d'activation, qui permet alors d'accéder à la plateforme CPF et y déposer ses offres de formation. Un guide détaille la procédure.
Sur la plateforme, France Compétences et la Caisse des Dépôts mènent des contrôles, la première auprès des organismes de formation, la seconde auprès des certificateurs, parfois "très vite après l'arrivée sur la plateforme", prévient Géraldine Boureau.
Cela peut être des référentiels de formation qui ne correspondent pas à ce qu'indique l'organisme sur la plateforme, ou "un engouement soudain pour un organisme de formation qui vient d'arriver : il y a aussi des pratiques commerciales parfois un peu exagérées", explique Géraldine Boureau. En plus des campagnes de veille et de surveillance des catalogues déposés sur la plateforme, "une source essentielle des contrôles sont les plaintes, les signalements de la part des titulaires (qui peuvent aussi donner des notes aux formations), de Pôle Emploi, d'autres organismes de contrôle : services de répression des fraudes, services régionaux de contrôle du ministère de l'emploi, services fiscaux". Les contrôles peuvent dans un premier temps être assez automatiques, sur un échantillon des dossiers pour lesquels l'organisme de formation demande un règlement du CPF, avec demande de justificatifs.
Au printemps dernier, une vague massive de contrôles sur les formations à destination des créateurs d'entreprise en a déréférencées beaucoup. Certains se sont plaints de décisions abusives, ce que conteste la Caisse des Dépôts. "Pendant quelques mois la formation en entreprise a été un nid de fraudes. Il y avait une nécessité d'action très forte" assure Mickaël Charbit qui reconnaît qu'il "peut y avoir une méconnaissance du cadre légal et réglementaire" et que "parfois la décision a été un peu rude". Mais pour lui, le but de ces contrôles est aussi d' "éviter les distorsions de concurrence", avec des acteurs moins consciencieux que d'autres.
Mais cela n'a pas été fait du jour au lendemain. Il y a d'abord eu un rappel à l'ordre à l'ensemble des organismes de formation qui proposaient une formation à la création et la reprise d'entreprise ; puis une notification sur le site de la Caisse des dépôts et du CPF.
S'en est suivie, comme à chaque fois que des formations sont jugées non-conformes, une période contradictoire, où l'organisme a deux mois pour remédier à ce qui lui est reproché et envoyer tous les justificatifs qu'il juge nécessaire. Il peut demander à être entendu par la Caisse des Dépôts, mais celle-ci n'a pas obligation d'accepter. A l'issue de cette période, soit les correctifs apportés sont suffisants et la situation rentre dans l'ordre, soit la situation est encore litigieuse, et l'administration décide de prolonger la période contradictoire ou de déréférencer la formation.
Si une formation est refusée ou déréférencée, un recours est possible. Les organismes de formation sont alors entendus. Géraldine Boureau assure que tous reçoivent alors une "réponse circonstanciée". Après un déréférencement, le courrier de notification indique la période durant laquelle la sanction court. Pour réintégrer la plateforme, la Caisse des Dépôts examine le nouveau dossier.
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